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SAP FB60の使い方：仕入先請求書を登録・転記する操作手順とエラー対応
SAP GUIのFB60で仕入先請求書を登録する手順を、入力項目、税・勘定設定、転記前確認、保留、重複請求書や権限エラーへの対応まで実務向けに解説します。
SAP FB60とは
FB60は、仕入先から受け取った請求書を、購買発注や入庫の参照なしで登録するためのSAP GUIトランザクションです。請求書のヘッダ情報と費用明細を入力し、転記すると、仕入先勘定と費用または資産などの相手勘定を持つFI伝票が作成されます。
購買発注に基づく請求書は、業務設計に応じてMIROを使うことがあります。FB60は、家賃、専門サービス、通信費、保守費など、発注・入庫照合を経由しない請求書の登録で使いやすい方法です。購買発注から請求書までの流れを確認したい場合は、SAP MIROの使い方も参照してください。
FB60で転記した伝票は、支払処理、仕入先残高照会、消込、月次決算の対象になります。入力画面で保存できたことと、会計伝票として転記が完了したことは別の状態なので、処理結果を必ず確認します。
入力前に確認する情報
最初に、請求書原本と経理ルールを照合します。最低限、次の情報をそろえておくと入力が止まりにくくなります。
- 会社コード
- 仕入先コードまたは仕入先名
- 請求書番号、請求書日付、請求金額、通貨
- 転記日付と会計期間
- 税コードと税額
- 費用勘定、原価センタ、内部指図、WBS要素などの割当先
- 支払条件、基準日、支払方法に関する社内ルール
会社コードは、請求書を計上する法人を選びます。請求書日付は原本に記載された日付、転記日は会計上の計上日として扱われるため、両者を業務ルールに沿って入力します。転記日付が閉じた期間に入る場合は、期間管理を担当する部門へ確認します。
仕入先コード、勘定、原価センタ、税コードは、入力者の画面で使える値がマスタと権限によって決まります。仕入先残高や未消込明細を確認する作業では、SAP FBL1Nの使い方が役立ちます。
FB60の基本操作
SAP GUIでトランザクションコードFB60を起動し、画面上部の会社コード、仕入先、請求書日付、転記日付、参照、金額、通貨を入力します。画面構成や項目の表示は会社コードの設定によって異なるため、表示された必須項目を順番に埋めます。
- 会社コードを確認する。
- 仕入先コードを入力する。
- 請求書日付と転記日付を入力する。
- 請求書番号などを参照項目へ入力する。
- 請求書の総額と通貨を入力する。
- 明細に費用勘定、金額、税コード、原価センタなどを入力する。
- システムが計算した税額と貸借差額を確認する。
- シミュレーションまたは伝票チェックで内容を確認する。
- 問題がなければ転記し、生成された伝票番号を記録する。
仕入先の行は通常、請求書総額に対する買掛金側の明細として扱われます。相手側の費用明細を複数行に分ける場合は、請求書の内訳と社内の配賦ルールが一致するように入力します。費用明細の合計、税額、請求書総額の関係は、転記前に画面の差額表示で確認します。
参照欄には、後から検索できる請求書番号を入力します。同じ仕入先について同じ請求書番号がすでに登録されていないか、転記前に仕入先明細と社内の受領記録を確認します。請求書番号の入力方法に社内標準がある場合は、それに合わせます。
税と金額の確認方法
税コードは、請求書の課税区分と会社コードの税設定に合うものを選びます。税込金額を入力するか税抜金額を入力するかは、画面の入力設定と業務手順によって決まるため、入力後に税抜金額、税額、税込金額の内訳を請求書と突き合わせます。
貸借差額がゼロであることを確認してから転記します。差額が残る場合は、税コード、税額、丸め、明細金額、通貨を順番に確認します。少額差異を自動調整する設定がある場合でも、請求書原本と差異処理の承認ルールを確認してから処理します。
外貨請求書では、通貨、換算レート、換算日、会社コードの為替差額処理を確認します。請求書の通貨と支払通貨が異なる場合、支払時や消込時に差額が発生することがあるため、転記前に経理担当者と処理方針を合わせます。
費用明細と勘定設定
FB60では、請求書の内容を適切なG/L勘定へ振り分けます。通信費、外注費、賃借料、消耗品費など、費用の性質に合う勘定を選び、必要に応じて原価センタ、内部指図、WBS要素、利益センタなどを入力します。
資産取得に該当する請求書は、費用勘定ではなく資産関連の処理が必要になる場合があります。前払費用、未払費用、複数部門への配賦なども、会社の会計方針に従って勘定と割当先を決めます。
原価センタが必須の勘定では、入力漏れや有効期間外の値によってエラーになることがあります。勘定と原価センタの組み合わせ、会社コード、通貨、税コードの組み合わせを確認し、エラーメッセージに表示された項目から修正します。
購買発注を参照する請求書をFB60へ直接入力すると、購買・入庫・請求書照合の管理が分断されることがあります。発注番号が請求書に記載されている場合は、購買担当へ処理ルートを確認します。購買発注登録の流れを確認する場合は、SAP ME21Nの使い方を参照できます。
転記前のチェックポイント
転記ボタンを押す前に、次の順番で確認すると修正伝票や取消処理を減らせます。
- 会社コードと仕入先が請求書の宛先と一致しているか確認する。
- 請求書日付、転記日付、会計期間を確認する。
- 請求書番号と参照情報を確認する。
- 通貨、総額、税額、貸借差額を確認する。
- 費用勘定と各明細の配賦先を確認する。
- 支払条件と基準日を確認する。
- 添付ファイルや原本保管の社内ルールを確認する。
- シミュレーションで生成される勘定明細を確認する。
重複請求書の確認は、転記前の重要な作業です。仕入先、請求書番号、請求書日付、金額を組み合わせて、既存の仕入先明細と照合します。重複判定の設定がある場合でも、請求書番号の表記揺れやクレジットメモを含む関連伝票を確認します。
保留と転記の使い分け
入力途中で承認や確認が必要な場合は、会社の運用に応じて保留機能を使います。保留中の内容は会計伝票として確定していないため、担当者、確認期限、残っている確認事項を記録します。
転記は、入力内容が会計伝票として確定し、仕入先債務や費用計上へ反映される操作です。転記後に金額や勘定を変更する場合は、元伝票の取消と正しい内容の再登録など、会社で定めた訂正手順を使います。直接データを上書きする運用ではありません。
承認ワークフローを利用している場合、FB60での登録後に承認待ちとなることがあります。承認前後で会計伝票、支払ブロック、支払期限の扱いが変わる設定もあるため、登録完了画面だけで支払可能と判断せず、ワークフローの状態を確認します。
よくあるエラーと切り分け
会社コードまたは会計期間のエラー
会社コードが入力されていない場合は、対象法人を選択します。転記日付の期間が閉じている場合は、許可された期間を確認し、必要に応じて期間管理者へ依頼します。請求書日付を変更して期間を合わせる処理は、原本と会計方針に反することがあるため、承認なしに行いません。
仕入先が入力できない
仕入先が会社コードで拡張されているか、転記対象の勘定グループや支払条件が利用可能かを確認します。仕入先がブロック中、削除フラグ付き、または取引対象外の場合は、マスタ管理担当へ確認します。
勘定や原価センタが無効になる
勘定の会社コード割当、有効期間、原価センタの有効期間、入力必須の割当項目を確認します。エラーの長いテキストに、必要な項目や許可された値が示される場合があります。マスタ変更が必要なときは、変更権限を持つ担当者へ依頼します。
税コードまたは貸借差額のエラー
税コード、税計算方式、税込・税抜の入力方法、端数処理を確認します。明細を複数行へ分けたときは、配賦合計が請求書の金額と一致しているか確認します。差額を仮の勘定へ入れて画面を通過させる方法は、承認された差異処理に該当する場合だけ使います。
権限エラー
権限エラーが表示された場合は、ユーザー、会社コード、勘定、仕入先、転記操作のどの範囲で不足しているかを記録します。エラー画面の情報を添えて管理者へ依頼し、同じ操作を別ユーザーで繰り返す前に権限設計を確認します。
転記後の確認と訂正
転記後は、画面に表示された会計伝票番号、会社コード、年度を記録します。伝票照会で仕入先行、費用行、税行、支払条件、支払ブロックを確認し、請求書原本と照合します。
仕入先残高への反映、費用計上、税額、支払予定日を確認します。月次締めの前には、未処理の保留伝票、転記エラー、承認待ち、支払ブロックを担当者別に整理します。明細一覧の確認には、SAPトランザクションコード一覧から関連照会を探せます。
転記内容に誤りがある場合は、元伝票の取消可否、対象期間、支払・消込済みかどうかを確認します。支払済みまたは消込済みの伝票は、先に消込や支払の訂正が必要になることがあります。取消と再登録の記録を残し、監査証跡が追える状態にします。
実務での運用ポイント
FB60を安定して運用するには、入力者が判断する範囲と、経理・購買・マスタ管理者へ確認する範囲を明確にします。特に、勘定選択、税コード、発注参照の要否、支払ブロック、前払・未払処理は、個人判断で統一しないことが重要です。
請求書番号の登録規則、添付ファイルの保存場所、保留伝票の確認期限、重複チェックの担当者を手順書に定めます。入力後に別担当者が税額と勘定を確認する二者チェックを取り入れると、転記後の取消を抑えやすくなります。
月次で、エラー件数、保留期間、取消件数、重複検知件数を確認します。件数が増えた場合は、画面操作だけでなく、仕入先マスタ、勘定設定、税設定、承認フロー、購買との役割分担を合わせて見直します。